Una de las formas más utilizadas de controlar y medir la salud general de tu cafetería es mediante lo que se denomina EBITDA. El término solo es difícil de entender. Intentaré ponerlo en palabras más simples:
EBITDA significa las ganancias de su cafetería o negocio antes de restar los intereses y la amortización (lo que paga por un préstamo a un banco o prestamista), los impuestos (lo que debe pagar a su gobierno) y la depreciación (la pérdida de valor de el equipo a medida que pasa el tiempo).
Así que no somos contadores. Pero como dueños de cafeterías, hemos visto valor en el análisis de datos que le dan una idea de la salud de su negocio y le permiten tomar decisiones enfocadas. Siga esta publicación si desea profundizar en los factores que componen el EBITDA en relación con una cafetería, así como las ventajas de calcular este número aparentemente difícil.
Cuáles son las ventajas de calcular el EBITDA de tu cafetería
En primer lugar, usar un EBITDA significa que está monitoreando la salud de su negocio. Para obtener este número debes saber cuánto recibes, cuánto gastas y cuánto ganas al final de un período determinado.
Conocer su EBITDA significa que sabe si está ganando dinero o si está perdiendo. Significa que puede tomar medidas sobre los desafíos y elevar las oportunidades. Calcular tu EBITDA significa ser dueño de tu gestión, dirigir y controlar tu negocio.
Un EBITDA es útil si desea vender su negocio o solicitar un préstamo. Estos números les darán a sus inversionistas o compradores una idea del estado financiero general de su negocio.
Además, existen estándares de la industria que puede usar para comparar su negocio. Estos estándares se basarán en un negocio que puede tener características diferentes a las suyas, por lo que es algo controvertido si debe comparar su negocio o no. Pero el valor de hacer esto es que está cuestionando sus números y buscando formas de mejorar.
Elementos para calcular el EBITDA
La siguiente es una ilustración de los elementos que puede utilizar para calcular su EBITDA. Hay algunas variaciones entre las cosas que se pueden clasificar en cada elemento. Idealmente, un contador hará los cálculos por usted y lo guiará a través de los diversos elementos. Sin embargo, para usted como propietario es vital que tenga una idea general de los elementos involucrados.
Primero: conoce tus ventas
En la parte superior del EBITDA están sus ingresos. En una cafetería, estas son tus ventas. Puede categorizar sus ventas, por ejemplo, por alimentos, bebidas de café, bebidas alcohólicas y bolsas de café. Puede elegir sus categorías en función de los grupos que crea que necesitan atención especial para monitorear el crecimiento individual.
Es importante tener en cuenta que tus ventas deben ser netas, esto significa que debes restar los descuentos que das y los impuestos.
Uno de los aspectos más críticos que determinan sus ventas es la ubicación de la cafetería. Por ejemplo, la cantidad de personas que pasan por su ubicación o el flujo de tráfico, la competencia, el estacionamiento disponible y muchos otros factores relacionados con la ubicación serán determinantes para las ventas que realice.
Además, si tiene buena calidad y servicios al cliente, es más probable que las ventas aumenten de manera constante con el tiempo. Por lo tanto, monitorear las ventas es muy importante para comprender e influir en el crecimiento y la salud de su negocio en general.
Por último, las ventas pueden variar según la estacionalidad. Por lo tanto, saber qué esperar en una determinada época del año es muy importante para calcular el inventario y el personal necesarios.
Segundo: Costos de los bienes vendidos
Los costos de los bienes vendidos, como dice la palabra, es cuánto le costó fabricar los productos que vendió. Es el café, las bebidas, la comida y otros artículos que vendiste.
Para calcular debes saber cuánto inventario, o artículos, tienes en tu cafetería al inicio de tu período (inventario inicial). Luego debes contabilizar lo que compraste (compras), y al final del período debes contabilizar nuevamente qué inventario te queda (inventario final). El inventario final de un mes es el inventario inicial del mes siguiente.
Luego, calcula el costo de los bienes vendidos restando el inventario al comienzo del mes o período, sumando el inventario que compró y luego restando el inventario que quedó al final.
De acuerdo con John Richardson y Hugh Gilmartin de Despiértate y huele el café, si preparas tu comida, deberías apuntar a un costo de comida de alrededor del 25 % de tus ventas, y si las compras listas, alrededor del 35 %.
El objetivo de monitorear sus costos de bienes vendidos es identificar si está gastando demasiado por lo que está vendiendo y hay algún problema que necesita revisar. Por ejemplo, los empleados podrían estar robando alimentos, se podrían agregar ingredientes adicionales a productos como más jamón a su sándwich, o puede haber un aumento en la disminución debido al deterioro.
Otra forma de calcular su inventario es utilizar un sistema. Algunos sistemas POS tienen software que puede ayudarlo a realizar un seguimiento de su inventario y restarlo automáticamente del sistema cuando realiza una venta.
Gross Profit = Sales - Costs of Goods Sold
Cuando resta los costos de los bienes vendidos a sus ventas, obtiene la ganancia bruta. En las cafeterías, por lo general, las ganancias brutas son altas. Pero el desafío para las tiendas de café son todos los demás costos que vienen después, que tienden a ser muy altos en relación con sus ventas.
Costes laborales
Este es uno de sus costos más importantes tanto en el porcentaje de ventas como en el impacto sobre las ventas. Su personal es el corazón y el alma de su negocio de café. Es muy importante monitorear el costo del personal en relación con las ventas.
Hay un punto en el que necesita contratar a otro empleado para mantenerse al día con las ventas y la calidad. Cuando haces esto, lo que puede suceder es que los empleados estén desocupados. Así que este particular es un equilibrio difícil de lograr.
Una buena alternativa es poder contratar personal durante las horas de mayor actividad pero tener unos pocos empleados a tiempo completo. Algunos expertos, como Collin Harmon (de What I Know About Running Coffee Shops) recomiendan un coste de personal entre el 25 y el 40% de las ventas.
Los gastos de explotación
Como indica el término, estos son los gastos que utiliza para operar su cafetería. Aquí se puede tener en cuenta: marketing, contabilidad, control de plagas, seguridad. También suministros como limpieza.
Gastos de ocupación
Así como la ubicación tiene un impacto en las ventas, también lo hace en los gastos. en caso de que estés pagando alquiler, que es lo más habitual. El alquiler varía si la cafetería está ubicada en el centro o en los suburbios, dentro de un centro comercial o frente a la calle. El alquiler suele ser uno de los gastos más grandes de su cafetería, junto con el costo de la mano de obra y los alimentos.
Hay otros gastos de ocupación que puede tener en cuenta, como servicios públicos, agua, electricidad, pero también seguros de propiedad e impuestos inmobiliarios.
Operating Profit = Gross Margin - Labor Costs - Operating Expenses